Manager Administrativ
Infrastructură
MANAGER ADMINISTRATIV
București
Clientul nostru este un lider important în industria infrastructurii europene, având o prezență consolidată în multiple țări și o reputație de excelență stabilită de-a lungul a 59 de ani de activitate. Colaborează strâns cu comunitățile locale și consiliile orașelor pentru a furniza o experiență de parcare de înaltă calitate, asigurând satisfacția clienților în principalele orașe europene.
ROLUL
Managerul Administrativ este responsabil pentru conducerea și coordonarea operațiunilor administrative ale companiei, asigurând o gestionare eficientă a activităților de birou, conformitatea cu politicile organizaționale și desfășurarea fără probleme a activităților zilnice. Acest rol implică supravegherea funcțiilor administrative non-financiare, gestionarea relațiilor cu părțile interesate externe și sprijinirea altor departamente pentru a atinge excelența operațională.
Operațiuni Administrative și de Birou
- Supravegherea tuturor activităților administrative zilnice, asigurând buna funcționare a sistemelor și procedurilor de birou.
- Gestionarea materialelor de birou, a contractelor cu furnizorii și a necesităților legate de facilități, inclusiv reparațiile și întreținerea acestora.
- Asigurarea conformității companiei cu reglementările locale privind sănătatea, siguranța și standardele de lucru.
- Menținerea și actualizarea sistemelor de gestionare a documentelor companiei (fizice și electronice).
- Supravegherea funcțiilor de recepție și a serviciilor de secretariat din cadrul biroului.
Gestionarea Contractelor și a Furnizorilor
- Negocierea, revizuirea și gestionarea contractelor cu furnizorii, prestatorii de servicii și colaboratorii externi.
- Evaluarea performanței furnizorilor și asigurarea reînnoirii sau renegocierii la timp a contractelor.
- Reprezentarea companiei în relația cu consilierii juridici pentru aspecte legate de contracte.
Conformitate și Raportare
- Asigurarea conformității cu cerințele legale și de guvernanță corporativă, în special pentru sarcinile administrative.
- Pregătirea și depunerea rapoartelor regulate legate de funcțiile administrative, inclusiv actualizări privind conformitatea, documentația juridică și indicatorii operaționali.
- Reprezentarea companiei în relațiile de comunicare cu autoritățile externe, inclusiv instituțiile locale.
Sprijin pentru Alte Departamente
- Colaborarea cu departamentul de Resurse Umane pentru a sprijini procesele de integrare a noilor angajați, documentația personalului și politicile de lucru.
- Oferirea de suport administrativ pentru raportarea financiară și pregătirea auditurilor, prin asigurarea disponibilității documentelor și coordonarea cu echipa financiară.
- Facilitarea comunicării între departamente și acționarea ca un mediator pentru rezolvarea blocajelor operaționale.
Managementul Proiectelor și Resurselor
- Planificarea și supervizarea proiectelor de renovare sau relocare a birourilor, atunci când este necesar.
- Coordonarea logisticii pentru evenimentele companiei, întâlniri și aranjamente de călătorie.
- Monitorizarea și controlul bugetului administrativ, asigurând eficiența costurilor.
Leadership
- Conducerea și îndrumarea personalului administrativ, promovând o cultură a profesionalismului și colaborării.
- Alocarea sarcinilor și responsabilităților în cadrul echipei pentru atingerea obiectivelor operaționale.
- Efectuarea de evaluări regulate ale performanței și oferirea de oportunități de instruire sau dezvoltare pentru membrii echipei.
CERINȚELE ROLULUI
Candidatul/a ideal/ă va fi o persoană adaptabilă, orientată către echipă și va deține:
Cerințe de Calificare
- Diplomă de licență în Administrarea Afacerilor, Management sau un domeniu similar.
- Minimum 3-5 ani de experiență într-un rol similar, de preferat într-un mediu multinațional.
- Cunoștințe despre sisteme de management al birourilor, procese de achiziții și conformitate legală.
Aptitudini și Competențe
- Abilități puternice de organizare și multitasking.
- Competențe excelente de negociere și gestionare a relațiilor cu furnizorii.
- Proficiență în utilizarea software-urilor de birou (e.g., MS Office) și familiaritate cu sistemele de gestionare a documentelor.
- Înțelegere solidă a reglementărilor locale legate de operațiunile de birou.
- Abilități excelente de comunicare și relaționare interpersonală, cu fluență în limba engleză (alte limbi constituie un avantaj).
Atribute Personale
-
- Proactiv, orientat către soluții și atent la detalii.
- Nivel ridicat de integritate și discreție în gestionarea informațiilor confidențiale.
- Calități de leadership puternice, cu abilitatea de a gestiona și motiva o echipă diversă.
- Adaptabil și rezilient într-un mediu dinamic.
ASPECTE ATRACTIVE
- Oportunitatea de a contribui la dezvoltarea unui jucător important în sectorul infrastructurii europene, sprijinind misiunea companiei de a oferi servicii de excelență.
- Independență și autonomie, permițând să demonstrați abilități de rezolvare a problemelor și îmbunătățire a proceselor.
- Birou modern, situat central în București.
Aplicația sau recomandarea dumneavoastră în limba Română este binevenită până cel târziu VINERI 13.12.2024.
Dacă această oportunitate nu este de interes pentru dvs, dar doriți să recomandați un membru al rețelei dvs. profesionale care ar putea fi potrivit/ă și interesat/ă de acest rol, vă rugăm să nu ezitați să le transmiteți acest anunț sau să ne trimiteți datele lor de contact.
Vă rugăm să luați în considerare faptul că doar candidații potriviți vor fi contactați pentru interviu, dar apreciem interesul tuturor pentru proiectele noastre și dorim să păstrăm legătura pentru alte viitoare proiecte de interes.
Pendl & Piswanger oferă servicii de consultanță în HR și Management de 40 ani în Europa Centrală și de Est. În calitate de membri ai InterSearch, organizație globală de Executive Search, cu peste 100 de birouri în 50 de țări, ne numărăm printre firmele de recrutare de top la nivel global, și operăm în toate industriile. Avem o vastă experiență, suntem inovativi și dedicați în totalitate clienților noștri care obțin avantaje competitive în urma colaborării noastre. Pentru mai multe informații, vă rugăm să accesați www.ro.intersearch.org.